Struktur organisasi beserta fungsinya

Image

 

Keterangan :
Bagan Struktur Organisasi Koperasi ini tidak bersifat baku dan masih dapat dimodifikasi sesuai
dengan kebutuhan/kecukupan/cirri khas organisasinya. Perangkat organisasinya pasti harus
tercantum sebagaimana UU Nomor 25 Tahun 1992 pasal 21, adalah Rapat Anggota, Pengurus
dan Pengawas, yang selanjutnya dapat dilengkapi adanaya pengelola (manager dan
karyawan).
RAPAT ANGGOTA
PENGURURS PENGAWAS
MANAGER
UNIT USAHA USAHA UNIT UNIT UNIT USAHA UNIT
ANGGOTA
2. Rapat Anggota (RA)
Anggota memiliki kekuasaan tertinggi dalam koperasi, yang tercermin dalam forum Rapat
Anggota, sering kali secara teknis disebut RAT (Rapat Anggota Tahunan). Fungsi Rapat
Anggota adalah :
1. Menetapkan Anggaran Dasar/ART.
2. Menetapkan Kebijaksanaan Umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha
koperasi.
3. Menyelenggarakan pemilihan, pengangkatan, pemberhentian, pengurus dan atau
pengawas.
4. Menetapkan Rencana Kerja, Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi
serta pengesahan Laporan Keuangan.
5. Mengesahkan Laporan Pertanggung-jawaban Pengurus dan Pengawas dalam
melaksanakan tugasnya.
6. Menentukan pembagian Sisa Hasil Usaha.
7. Menetapkan keputusan penggabungan, peleburan, dana pembubaran Koperasi.
3. Pengurus
Pengurus dipilih dari dan oleh Anggota KOperasi, dan berperan mewakili anggota dalam
menjalankan kegiatan organisasi maupun usaha koperasi. Pengurus dapat menunjuk manajaer
dan karyawan sebagai pengelola untuk menjalankan fungsi usaha sesuai dengan ketentuanketentuan
yang ada, sebagaimana jelas tercantum dalam pasal 32 UU Nomor 25 Tahun 1992
tentang Perkoperasian.
Pengurus memperoleh wewenang dan kekuasaan dari hasil keputusan RAT Pengurus
berkewajiban melaksanakan seluruh keputusan RAT guna memberikan manfaat kepada
anggota koperasi. Pengurus merumuskan berbagai kebijaksanaan yang harus dilakukan
pengelola (Tim Manajemen) dan menjalankan tugas-tugasnya sebagai berikut :
1. Mengelola organisasi koperasi dan usahanya
2. Membuat dan mengajukan Rancangan Program Kerja Serta Rancangan RAPBK
(Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi).
3. Menyelenggarakan Rapat Anggota
4. Mengajukan Laporan Keuangan dan Pertanggung jawaban Pelaksanaan Tugas.
5. Menyelenggarakan pembukaan keuangan dan invetaris secara tertib.
6. Memelihara daftar buku Anggota, buku Pengurus dan Pengawas.
7. Memberikan Pelayanan kepada Anggota Koperasi dan Masyarakat.
8. Mendelegasikan tugas kepada manajer
9. Meningkatkan pengetahuan perangkat pelaksanaan dan anggota.
10. Meningkatkan penyuluhan dan pendidikan kepada anggota
11. Mencatat mulai sampai dengan berakhirnya masa kepengurusan pengawas dan
pengurus.
12. Mencatat masuk dan keluarnya anggota.
4. Fungsi dan Peran Pengurus
Pengurs koperasi mempunyai fungsi, di antaranya adalah :
1) Pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan yang tertinggi
Fungsi pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan tertinggi diwujudkan dalam
menentukan tujuan organisasi, merumuskan kebijakan organisasi, menentukan rencana
sasaran serta program kerja organisasi koperasi, memilih dan mengawasi tindakantindakan
manajer-manajer dan karyawan dalam mengelola usaha koperasi.
Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi yang diharapkan dapat membawa
perubahan dan pertumbuhan organisasi dan sekaligus menjadi sumber inisiatif dan
inspirasi bagi pengembangan usaha koperasi. Pada menilai semua hasil kerja kegiatankegiatan
pengelolaan koperasi secara operasional yang menjadi tanggung jawab
manajer.
2) Fungsi sebagai penasihat
Fungsi sebagai penasihat ini berlaku baik bagi para manajer maupun bagi para anggota.
Bagi para manajer maminta nasihat kepada pengurus adalah penting sekali artinya,
terutama dalam rangka penjabaran dan penerapan kebijaksanaan operasional dari
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dirumuskan oleh pengurus.
3) Pengurus sebagai pengawas; bahwa pengurus merupakan orang yang mendapat
kepercayaan dari anggota untuk melindungi semua kekayaan organisasi.
4) Pengurus sebagai penjaga kelangsungan hidup organisasi; demi keberlangsngan usaha
dan keberlanjutan organisasi koperasi, maka pengurus harus :
1) Mampu menyediakan adanya manajer yang cakap dalam organisasi;
2) Menyeleksi dan memilih eksekutif atau manajer secara efektif;
3) Memberikan pengarahan kepada para manajer agar koperasi berjalan secara efektif
, professional, dan
4) Menetapkan orang-orang yang mampu mengarahkan kegiatan dari organisasi;
5) Mengikuti perkembangan pasar, dengan tepat mengarahkan berbagai jenis layanan
barang-barang atau jasa-jasa yang dihasilkan oleh koperasi sesuai dengan dinamika
pasar dan tingkat kelayakan maupun profitabilitas usaha.
5). Pengurus sebagai symbol; langkah-langkah yang diambil pengurus terhadap anggota
maupun karyawan bersifat persuasive yang menempatkan pengurus menjadi pemimpin
yang memiliki kekuatan dan motivator bagi pencapaian tujuan; strategis perusahaan dan
kebijaksanaan umum dari organisasi koperasi dirumuskan secara sistematis oleh
pengurus; pengurus memperoleh dan menyajikan informasi koperasi secara cermat dalam
menunjang kinerja usaha.
Pemilaian kesehatan koperasi merupakan ukuran penilaian kinerja koperasi merupakan ukuran
penilaian kinerja koperasi yang memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran,
keberhasilan pertumbuhan, perkembangan dan keberlangsungan usaha koperasi dalam jangka
pendek maupun jangka panjang. Pengurus mempersiapkan dan membuat laporan kesehatan
kopearsi secara tertulis yang dikoordinasikan dengan pengawas, serta dilaporkan pada Rapat
Anggota. Aspek-aspek yang tercakup dalam laporan kesehatan kopearsi paling tidak berisi:
1. Permodalan;
2. Kulaitas aktiva produktif,
3. Pengelolaan
4. Efisiensi
5. Likuiditas,
6. Jati diri Koperasi,
7. Pertumbuhan dan kemandirian, and
8. Kepagtuhan terhadap prinsip-prinsip usaha yang digunakan
Penilaian penilaian kesehatan koperasi dibuat denga pendekatan kualitatif maupun kuantitatif
miimal 1(satu) tahun sekali melalui rapat pengurus. Hasil penialain kesehatan pengurus
disampaikan kepada anggota secara terbuka melalui surat edaran atau papan pengumuman,
paling lama 1(satu) bulan dari setiap periode masa bakti pengurus sebagai
pertanggungjawaban pengurus kepada seluruh anggota. Hasil penilaian kesehatan koperasi
yang diumumkan mencerminkan kondisi sebenarnya dan sesuai dengan situasi dilapangan.
Jika tidak sesuai, anggota/pengawas dapat mengajukan keberatan dan meminta penjelasan
dan klarifikasi kepada pengurus koperasi berhak untuk melakukan konfirmasi kepada
pengawas/anggota.
Untuk mengefektifkan usaha dan berjalannya fungsi pengendalian manajemen koperasi, maka
pengurus melakukan pemeriksaan rutin secara berkala minimal 3 (tiga) bulan sekali terhadap
seluruh transaksi yang terjadi. Hasil kegiatan ini menjadi masukkan/bahan untuk perbaikan atau
penyempurnaan pelaksanaan kinerja usah koperasi kepada pihak pengelola koperasi, serta
pengendalian atas kemugkinan terjadinya penyimpangan dan kesalahan pembukuan. Hasil
pemeriksaan pengurus dapat disampaikan dan menjadi bahan pertimbangan dan perhatian
pula bagi pengawas koperasi.
Pengurus juga melaporkan kinerja pelaksanaan kebijakan, program kerja, dan realisasi rencan
Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi (RAPBK) yang sudah disetujui oleh Rapat Angota
untuk tahun buku berjalan (1 Januari – 31 Desember). Adapun kinerja kebijakan, program dan
RAPBK meliputi :
1. Organisasi dan kelembagaan (membandingkan rencana dengan realisasi)
2. Pelayanan dan Usaha Koperasi (membandingkan rencan dengan realisasi)
3. Neraca Pelayanan Koperasi kepada anggota dan non anggota (membandingkan rencan
dengan realisasi)
4. Kinerja keuangan (analisa perkembangan dan analisa laporan keuangan);
5. Pembagian SHU;
6. Keajaiban – keajaiban lain yang muncul yang tidak ada dalam rencana.
5. Pengawas
Pengawas sebagai salah satu perangkat organisasi koperasi diangkat dari dan oleh Anggota
dalam Rapat Anggota Tahunan, sesuai pasal 38 UU No. 25 Tahun 1992. Berdasarkan
ketentuan Pasal 39 UU No.25 Tahun 1992, fungsi tugas dan wewenng pengawas antara lain :
1. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus dan
Pengelola Koperasi.
2. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya.
3. Meneliti catatan yang ada pada koperasi.
4. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.
5. Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.
6. Memeriksa sewaktu-waktu tentang keuangan dengan membuat berita acara
pemeriksaannya.
7. Memberikan saran dan pendapat serta usul kepada pengurus atau Rapat Anggota
mengenai hal yang menyangkut kehidupan koperasi.
8. Memperolah biaya-biaya dalam rangka menjalankan tugas sesuai dengan keputusan
Rapat Anggota.
9. Mempertanggungjawabkan hasil pemeriksaannya pada RAT.
Keterkaitan antara peran pengawas dan pengurus adalah dalam hal pelaporan adalah dalam
hal pelaporan hasil audit. Pengawas melaporkan hasil audit dan rekomendasi pelaksanaan
kebijakan dan Keputusan Rapat Anggota yang telah di laksanakan oleh pengurus koperasi baik
auditr berkala maupun audit akhir tahun buku. Hasil audit yang dilaporkan dari pengawas
adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan dari
pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan
Pengurus koperasi dengan bukti – bukti pendukungnya. Adapun beberapa hasil audit yang
dilaporkan pengawas adalah :
1. Pelaksanaan Anggaran Dasar di Koperasi;
2. Pelaksanaan Kepeutusan RAT;
3. Audit manajemen (pelaksanaan Standar Operasional Produser, deskripsi jabatan, dan
disiplin kerja);
4. Audit keuangan (ada tidaknya penyimpangan keuangan oleh Pengurus);
5. Audit fisik (inventaris, dan kas)
6. Pengelola (Manager)
Manager dipilih dan diangkat oleh pengurus untuk melakukan fungsi pengelolaan operasional
usah koperasi.
Kewajiban manager antara lain :
1. Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan Pengurus.
2. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan – kegiatan di unit – unit usaha.
3. Membimbing dan mengarahkan tugas – tugas karyawan yang dibawahnya seefisien
mungkin menuju karyawan yang berkualitas.
4. Mengusulkan kepada pengurus tentang pengangkatan dan atau pemberhentian
karyawan dalam lingkungan tugasnya.
5. Menyusun Program Kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada pengurus
sebelum dimulainya rencana dan anggaran yang baru, dan selanjutnya evaluasi
sekaligus perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota.
6. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan and tahun.
7. Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi.
Fungsi utama Manager :
1) Melaksanakan tugas segari – hari di bidang usaha.
2) Bertanggungjawab atas administrasi kegiatan usaha dan organisasi koperasi.
3) Mengembangkan dan mengelola usaha untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien.
Perlunya Manager dalam Koperasi
Keberadaan manajer dalam koperasi diharapkan usaha koperasi akan dapat berkembang lebih
maju. Manajer diperlukan bagi koperasi :
1) Untuk mengelola usaha koperasi memerlukan keahlian sesuai dengan bidang usaha
koperasi, selain untuk menunjang fungsi pengurus yang umumnya dipilih oleh anggota
berdasarkan atas kepercayaan.
2) Pengelolaan usaha koperasi memerlukan tindakan yang berkeseimbangan sepanjang
tindakan yangberkesinambungan sepanjang waktun sejalan dengan keberadaan
koperasi itu, sementara pengurus di[ilih untuk jangka waktu tertentu (ada batasan waktu
kepengurusan).
3) Pengurus umumnya tidak dapat mencurahkan tenaga atau pikirannya secara penuh
dalam koperasi, karena biasanya pengurus memiliki tugas pokoknya, sehingga manajer
diperlukan untuk mengoperasionalisasikan usaha koperasi lebih efektif dan mencapai
tujuannya.
7. Hubungan kerja antara Pengurus dan Manajer.
Antara pengurus dengan manajer harus memiliki kesatuan pendangan dan kesatuan gerak
untuk mengenai usaha koperasi dan tercapainya tujuan koperasi.
Untuk menjaga keseimbangan dan keselarasan usaha koperasi dilakukan tugas dan tanggung
jawab sejelas-jelasnya, antara lain :
1) Pertanggung jawaban teknis operasional oleh pengurus diserahkan kepada manajer,
sekalipun pertanggungjawaban terakhir kepada anggota dilakukan pengurus.
2) Pengurus hanya memutuskan hal-hal yang sifatnya kebijaksanaan, sedangkan manajer
dalam bidang operasionalnya.
3) Pengurus mempunyai wewenang penuh untuk melakukan pengawsan, pemantauan,
penerbitan, penelitian, dan pemeriksaan tentang apa yang dilakukan manajer.
4) Pengurus tidak perlu mengerjakan hal-hal yang sifatnya operasional sehari – hari.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s