PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI (BAB I)

1. PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

PENDAHULUAN

Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information system,adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategis bisnis.

1.1. Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

Manajemen informasi sebagai suatu sumber mempunyai pola yang sama. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen. Yang terakhir, manajer harus membuang informasi yang kuno, tidak lengkap, dan salah, dan menggantinya dengan informasi yang dapat digunakan. Semua aktifitas ini disebut manajemen informasi atau Information Management.

Minat terhadap manajemen informasi telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak hanya dalam dunia bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola. Dua alasan utama mengenai hal ini adalah: karena meningkatnya kekompleksan tugas manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

 Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen
Manajemen selalu merupakan tugas yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan yang termasuk dalam ekonomi internasional, teknologi bisnisnya akan menjadi lebih kompleks, kerangka watu untuk menetapkan keputusan juga makin rumit, dan terdapat pula tekanan baik dari pesaing dan masyarakat.

 Keberadaan alat untuk memecahkan persoalan
Manajer memiliki tugas yang sangat kompleks, adalah usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kuantitatif dan peralatan elektronik, seperti komputer. Selama tahin 1950-an, matematika tingkat lanjut digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya dalam bidang manufaktur. Usaha awal ini disebut operation research (OR). Selama tahun 1960-an, istilah manajemen science dikenal sebagai metode kuantitatif yang di terapkan dalam skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing. Bertambahnya popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an menyebabkan adanya usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk perhitungan matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral dari terminal seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer mempunyai mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini disambungkan ke komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalahnya yang terpadu.

1.2. Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Manajer adalah seorang yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian pada suatu perusahaan atau organisasi. Manajer memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.
Tingkatan manajer
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:
• Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
• Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
• Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

1.3. Data dan Informasi

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih bersifat mentah, sehingga memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

1.4. Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Informasi

Unit yang paling penting adalah CPU (Central Processing Unit) yang mengendalikan semua unit sistem komputer yang lain, dan mengubah input menjadi output.
CPU mencakup satu unit penyimpanan yang disebut PRIMARY STORAGE, yang berisi data yang sedang diolah, yaitu suatu daftar instruksi yang mengolah data.
Istilah Software digunakan untuk menggambarkan satu atau beberapa program aplikasi.
Control Unit, membuat unit bekerja sama untuk membentuk suatu sistem. Aritmatic Logical Unit, tempat berlangsungnya operasi perhitungan dan logika.
Nama Processor, digunakan untuk menggambarkan isi Control Unit dan ALU yang mengolah isi “Penyimpanan Primer”.
Karena Penyimpanan Primer terbatas kapasitasnya, diperlukan suatu area penyimpanan tambahan, yang disebut dengan “Penyimpanan Sekunder”, yang menyediakan tempat untuk menyimpan program dan data saat tidak diperlukan.
Program yang disimpan Software Library.
Data yang disimpan Database.
Hasil pengolahan tersebut dicatat oleh Unit Output.

1.5. Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu:

 Fokus data (SIA / EDP)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan. Perusahaan tidak dapat memilih memakai SIA atau tidak, tapi system ini merupakan keharusan dari perusahaan.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data: Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
• Manipulasi data: Tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi.
• Penyimpanan data: Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
• Menyediakan dokumen: SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan.

 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi :
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.

 Peran SIA Dalam CBIS :
• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

 Fokus informasi (SIM)
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

 Fokus pada pendukung keputusan (SPK)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang. Keputusan terbagi menjadi:
• Keputusan terprogram
• Keputusan tak terprogram
• Kegiatan Intelejen
• Kegiatan Merancang
• Kegiatan Memilih
• Kegiatan Review

 Fokus pada komunikasi (Otomatisasi Kantor)
Definisi Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fifik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor (office automation (OA)) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu:
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Clerical Employee (klerk)
Istilah “knowledge Worker” diterapkan pada Manajer dan Profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

 Fokus konsultasi (Sistem Pakar)
Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mamupu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.
Sistem pakar merupakan suatu sistem informasi yang menangkap dan menggunakan pengetahuan serta metode pengambilan keputusan yang digunakan oleh seorang atau beberapa orang ahli dalam bidang keahlian tertentu. Sistem pakar berlaku seperti seorang pakar pada bidangnya berisi fakta-fakta dan heuristik untuk memecahkan masalah tertentu. Sistem pakar didasarkan pada sistem pengetahuan, sehingga memungkinkan komputer dapat berfikir dan mengambil keputusan atau kesimpulan dari sekumpulan kaidah.
Sistem pakar mempunyai keuntungan dibandingkan dengan seorang pakar yaitu kepakarannya dapat dimanfaatkan oleh masyarakat tanpa kehadiran sang pakar, mencakup keseluruhan dari kepakaran tersebut dan sistematis, memungkinkan untuk menangani masalah yang kompleks dengan lebih cepat, kepakarannya tetap dapat dimanfaatkan walau pakarnya telah tidak dapat bekerja, membantu kejelasan dan pemahaman secara efektif untuk suatu bidang kepakaran dan memungkinkan untuk membuat pengetahuan terpadu atas bidang-bidang tertentu yang relevan.

Struktur sistem pakar terdiri dari :
• Subsistem akuisisi pengetahuan
• Basis pengetahuan
• Mesin inferensi
• Blackboard (wilayah kerja)
• User (pengguna)
• User interface
• Subsistem penjelasan

Ciri-ciri sistem pakar :
1. Terbatas pada bidang keahlian yang spesifik
2. Dapat mengemukakan rangkaian alasan-alasan yang diberikan dengan cara yang dapat dipahami
3. Dapat memberikan penalaran untuk data-data yang tidak lengkap atau tidak pasti
4. Berdasarkan rule atau kaidah tertentu
5. dirancang untuk dikembangkan secara bertahap
6. Keluaran bersifat anjuran atau nasihat
7. keluaran tergantung dari dialog dengan user.

1.6. Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya.

Tujuan itu antara lain adalah:
1. Pengamanan atas aktiva
Dukungan sistem informasi berbasis komputer dalam pengamanan aktiva yang terdapat di bagian atau fungsi pengolahan data elektronik, yang meliputi: hardware, software, personel, file data dan pendukung sistem informasi. Hardware dapat saja rusak, data dapat hilang dan masih banyak kemingkinan yang terjadi. Seperti halnya aktiva lain, sistem informasi juga harus didukung oleh suatu sistem pengendalian internal yang memadai. Dukungan system informasi berbasis komputer dalam pengamanan aktiva
juga tidak terbatas hanya pada assets bagian PDE saja, tetapi meliputi juga bagian-bagian lain dalam organisasi.

2. Pemeliharaan atas integritas data. Integritas data (data integrity) di dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer mempunyai pengertian bahwa data yang diolah dalam suatu sistem informasi berbasis komputer haruslah data yang memenuhi syarat:
• Lengkap (completeness)
• Mencerminkan suatu fakta yang sebenarnya (soundness)
• Asli,belum diubah (purity)
• Dapat dibuktikan kebenarannya (veracity){/slide}{slide=3. Peningkatan Efektivitas}
Penggunaan sistem informasi berbasis komputer harus dapat meningkatkan efektifitas dalam pencapaian tujuan organisasi. Hal ini berarti adanya evaluasi sistem informasi dan kebutuhan pemakai terhadap sistem informasi.{/slide}{slide=3.PeningkatanEfisiensi}
Penggunaan sistem informasi berbasis komputer harus dapat meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya yang dibutuhkan dalam upaya mendukung efisiensi operasi organisasi. Hal ini berarti adalah sebuah sistem informasi yang efisien yaitu dengan penggunaan sumberdaya seminimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi.{/slide}
Dampak Komputer dalam Audit
Pada saat komputer pertama kali digunakan, banyak auditor mempunyai pemikiran bahwa proses audit akan harus nbanyak mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan penggunaan teknologi komputer. Ada dua utama yang harus diperhatikan dalam audit atas pemrosesan data elektronik, yaitu pengumpulan bukti (evidence collection) dan evaluasi bukti (evidence evaluation)
{slide=1. Proses Pengumpulam Bukti}
Proses keandalan pengumpulan bukti dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi seringkali akan lebih kompleks daripada sebuah sistem manual. Hal ini terjadi karena auditor akan berhadapan dengan keberadaan sebuah pengendalian internal pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang kompleks karena teknologi yang melekat dan sangat berbeda dengan pengendalian sistem manual. Sehingga sebuah sistem informasi berbasis komputer secara alamiah mempunyai inherent risk yang lebih tinggi dibandingkan dengan pemrosesan manual.
Sebagai contoh dalam sebuah proses ‘update‘ data memerlukan seperangkat pengendalian yang memang berbeda karena kondisi alamiah yang melekatinya. Atau dalam proses pengembangan sebuah sistem, maka diperlukan pengendalian lewat berbagai ‘testing program’ yang mungkin tidak ditemui dalam sistem manual. Untuk itu auditor harus mampu memahami pengendaliannya untuk dapat memperoleh keandalan sebuah bukti yang kompeten.
Namun malangnya, memahami pengendalian dalam sebuah sistem yang berbasis teknologi sangatlah tidak mudah. Perangkat keras maupun lunak terus berkembang secara cepat seiring perkembangan teknologi. Sehingga selalu ada kesenjangan waktu antara teknologi yang dipelajari oleh auditor dengan perkembangan teknologi yang cepat.
Sebagai contoh, dengan meningkatnya penggunaan transmisi komunikasi data, maka auditor paling tidak juga harus memahami prinsip-prinsip kriptografi (penyandian) dalam sebuah jaringan yang terintegrasi.{/slide}{slide=2. Evaluasi Bukti}
Bukti audit dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer seringkali berupa angka-angka digital, dan kadangkalan sulit dalam penelusurannya karena tidak berbentuk fisik seperti di lingkungan manual.dokumen-dokumen konvensional (hardcopy) yang bersifat verifiable evidence dan mengarah ke paperless office. Dokumen atau hardcopy bukan lagi menjadi bagian utama untuk tujuan pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut digantikan dengan sinyal kode binarydigit dalam bahasa komputer yang intangible.{/slide}

Interaksi keahlian dalam Audit Sistem Informasi
Audit Sistem Informasi bukan hanya sekedar perluasan dari traditional auditing (manual auditing). Kebutuhan akan audit sistem informasi beranjak dari dua hal, yaitu: Pertama, auditor menyadari bahwa komputer berpengaruh dalam fungsi atestasi yang mereka lakukan. Kedua, organisasi dan manajemen menyadari bahwa sistem informasi komputer merupakan sumberdaya yang bernilai sehingga perlu adanya pengendalian seperti halnya sumberdaya lain dalam organisasi.

Audit Sistem Informasi merupakan interseksi dari empat bidang ilmu, yaitu:

{slide=1. Taditional Auditing (Traditional Auditing)}
Traditional Auditing memberikan pengetahuan dan pengalaman tentang teknik pengendalian internal di sebuah sistem informasi.

Beberapa pengendalian yang dilakukan dalam audit tradisional dapat dilakukan secara langsung dalam pengendalian di lingkungan PDE. Metodologi umum untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti yang digunakan pada lingkungan PDE berasal dari audit tradisional. Auditor yang berpengalaman dan dengan tambahan pemahaman pengetahuan tentang komputer akan lebih mudah menerapkan logika pengendalian internal yang tradisional ke basis komputer.{/slide}{slide=2. Information System Management}
Banyak kejadian ketika awal penerapan sebuah sistem pemrosesan data elektronik terjadi banyak ‘kecelakaan’. Seringkali memerlukan biaya yang sangat tinggi dan sering pula terjadi kegagalan dalam pencapaian tujuan. Hal ini karena belum adanya manajemen sistem informasi yang baik pada saat itu. Sebuah Information System Management akan menghasilkan cara-cara penerapan sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan dengan lebih baik melalui tahap-tahap pengembangan sistem, seperti: analisis sistem, perancangan sistem, programming, testing, implementation dan kemudian operasional serta pemantauan dan evaluasinya.{/slide}{slide=3. Computer Science}
Pengetahuan teknik mengenai ilmu komputer sangat penting agar dapat menghasilkan kemampuan sistem informasi berbasis komputer yang dapat digunakan untuk safeguard assets, integritas data, efektifitas dan efisiensi. Teknologi komputer yang berkembang pesat dengan munculnya e-commerce, e-business, dan sebagainya akan membawa pengaruh besar kepada perkembangan teknologi informasi.{/slide}{slide=4. Behavioral Science}
Kegagalan penerapan sistem informasi berbasis komputer di banyak organsiasi seringkali juga karena masalah perilaku organisasional, yang terkadang sering diabaikan dalam pengembangan sistem informasi. Kegagalan tersebut dikarenakan oleh adanya ‘resistance to change’ yang berasal dari puhak-pihak yang terkena dampak penerapan sistem informasi berbasis.

Sumber :
http://setiawanbudi-setiawan.blogspot.com/2011/11/pentingnya-manajemen-informasi-dalam.html
http://aristiaekaputri.blogspot.com/2012/12/12-peranan-manajer-dalam-pengelolaan.html
http://oneway-kurniasurbakti.blogspot.com/2013/05/perbedaan-data-dan-informasi.html
http://febbyanto.blogspot.com/2009/12/komputer-sebagai-elemen-dalam-sistem.html
http://dinaermeliaa.blogspot.com/2012/12/evolusi-sistem-informasi-berbasis_8758.html
http://nakzombibenzer.blogspot.com/2013/02/evolusi-dan-aplikasi-sistem-informasi.html
http://aronsaragih.blogspot.com/2010/12/upaya-pencapaian-sistem-informasi.html
http://ipoen.blogspot.com/2008/09/keberadaan-alat-untuk-memecahkan.html

http://diiananniisa.blogspot.com/2013/10/sistem-informasi-manajemen-1.html

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s